Tietosuojaseloste
Sisällysluettelo
1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
2. Selosteessa kerromme
3. Mitä tietoja ja mihin tarkoitukseen ne keräämme
3.1. Terapia-asiakkaat
3.2. Hieronta-asiakkaat
3.3. Koulutuksiin osallistujat
3.4. Muut yhteydenotot
3.5. Maksutavat
3.6. Verkkosivusto
3.7. Tietojen käsittely ja säilytys
4. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja kuinka niitä voi käyttää
5. Kuinka kauan säilytämme tiedot
6. Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin
7. Minkälaisia riskejä tietojen käsittelyyn liittyy ja miten suojaamme tiedot
8. Valvontaviranomaisen yhteystiedot
1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
Somaterapiat
Hiihtomäentie 39 B 133
00800 Helsinki
info(at)somaterapiat.fi
Y-tunnus 3566686-5
Tietosuojasta vastaavat yhteyshenkilöt:
Eden Rekola
eden(at)somaterapiat.fi
2. Selosteessa kerromme
- Rekisterinpitäjän yhteystiedot ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
- Mitä tietoja keräämme
- Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja kuinka niitä voi käyttää
- Mihin tietoja käytämme ja millä oikeusperusteella tietoja käsittelemme
- Kuinka kauan säilytämme tiedot
- Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin
- Minkälaisia riskejä tietojen käsittelyyn liittyy ja miten suojaamme tiedot
3. Mitä tietoja ja mihin tarkoitukseen ne keräämme
Keräämme asiakkaistamme ja yhteydenottajista seuraavia henkilötietoja: nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Näitä tietoja käytetään ensisijaisesti yhteydenpitoon, kuten ajanvarauksen vahvistamiseen, palveluun liittyviin ilmoituksiin ja tarvittaessa asiakkaan kanssa sovittujen asioiden käsittelyyn.
Tietoja käsitellään pääosin ajanvarausjärjestelmä Vellon kautta sekä sähköpostitse. Näin varmistamme, että yhteydenpito on sujuvaa ja asiakkaan palvelukokemus on saumaton.
3.1 Terapia-asiakkaat
Terapiasuhteen aikana keräämme asiakkaasta tietoja, jotka ovat tarpeen palvelun tarjoamiseksi. Näitä voivat olla:
- Nimi ja yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero)
- Terapiassa käsitellyt aiheet ja harjoitteet, jos niitä kirjataan muistiin asiakastyön tueksi
- Asiakkaan antamat lisätiedot, jotka tukevat hoidon suunnittelua ja turvallisuutta
Tietoja käytetään ainoastaan terapiaprosessin hallintaan, palvelun tarjoamiseen ja asiakassuhteen turvallisuuden varmistamiseen. Nimeä ja yhteystietoja lukuunottamatta tietoja säilytetään vain terapiasuhteen ajan. Kaikki asiakasta koskevat muistiinpanot tehdään käsin paperille, eikä niitä säilytetä digitaalisina.
Terapia-asiakkailla on mahdollisuus ajanvaraukseen Vello-järjestelmässä. Henkilötietojen käsittelystä Vellossa lisää tietoa luvussa 3.5.
Etävastaanotot toteutetaan Google Meet -alustalla.
3.2 Hieronta-asiakkaat
Hierontapalveluihin ilmoittautuvilta asiakkailta kerätään seuraavat tiedot:
- Nimi
- Sähköposti ja puhelinnumero
- Mahdolliset erityistoiveet tai tiedot, jotka liittyvät hieronnan turvallisuuteen (esim. mahdolliset rajoitteet)
Tietoja käytetään ainoastaan hierontapalvelun järjestämiseen, ajanvarausten hallintaan ja asiakkaaseen liittyvään yhteydenpitoon. Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin ilman asiakkaan erillistä suostumusta, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille ilman lupaa.
3.3 Koulutuksiin osallistujat
Keräämme koulutuksiimme ilmoittautuvilta henkilöiltä seuraavat tiedot:
- Nimi
- Sähköposti ja mahdollinen puhelinnumero
- Mahdolliset erityistarpeet tai lisätiedot, jotka osallistuja antaa ilmoittautumisen yhteydessä
Tietoja käytetään ainoastaan koulutuksen järjestämiseen, osallistujan ohjeistamiseen ja tiedottamiseen koulutukseen liittyvissä asioissa. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman osallistujan suostumusta.
3.4 Muut yhteydenotot
Kun henkilö ottaa meihin yhteyttä verkkosivuston lomakkeella, sähköpostitse tai puhelimitse, keräämme seuraavat tiedot:
- Nimi
- Sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero
- Mahdollinen viesti tai muu ilmoittamasi tieto
Tietoja käytetään ainoastaan yhteydenpitoon, tiedon välittämiseen palveluistamme sekä kysymyksiisi vastaamiseen. Tietoja ei käytetä markkinointiin ilman erillistä suostumusta, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille ilman lupaasi.
3.5 Maksutavat
Terapiakäynnin, hierontakäynnin ja koulutukset voi maksaa joko käynnin yhteydessä maksupäätteellä tai jossain tapauksissa laskulla. Maksupäätteenä käytämme SumUp-maksunvälityspalvelua. Maksettujen aikojen osalta meille tallentuu kirjanpitoaineistoa, jota käsitellään kirjanpitolainsäädäntö ja verottajan ohjeet huomioiden.
3.6 Verkkosivusto
Kävijätilastointia tehdään kaikilla verkkosivuillamme. Analytiikka tallentaa myös evästeitä selaimesi välimuistiin, mutta näitä käytetään vain sivujen tilastointitarkoituksiin. Sitä varten käytämme kahta työvälinettä joiden tiedot alla tarkemmin:
Google Tag Manager: Työkalu ei itsessään kerää käyttöömme mitään henkilötietoja. Google Tag Managerilla hallitaan työkaluja, joita sivuilla käytetään.
Google Analytics: Analytics on työväline, jolla ensisijaisesti seurataan sivujemme käyttöä. Se kerää tietoja käyttäjän päätelaitteesta, verkko-osoitteesta (IP-osoite) ja käytetyistä ohjelmistoista sekä niiden versioista, selaimen ja käyttöjärjestelmän tietoja, ruudun resoluutio ja tiettyjen ohjelmistojen tuki (esim. Javascript ja Flash). Näillä voimme arvioida, montako kertaa vierailija käy sivuillamme, miten kauan viipyy, millä osoitteella sivuille saavutaan.
Analytics kerää myös seuraavia tietoja: Dokumenttien lataukset sivuiltamme, linkit, joilla sivuilta poistutaan muualle, lomakkeiden täytön virheet, videoiden katselu, miten pitkälle sivuja lukee ja miten vierailija käyttää sivuston toiminnallisuuksia.
Näiden tietojen avulla voimme yksilöidä ja laskea sivustollamme vierailevat eri käyttäjät ja millaista tietoa sivuilta haetaan, miten sivut toimivat sekä miten sivuston palveluita käytetään. Tarkoituksena on tilastoida anonyymisti sivun kävijämääriä. Samalla opimme, mitä tietoa sivustoltamme useimmiten haetaan, ja voimme sen tiedon avulla kehittää sivuston rakennetta sellaiseksi, että käyttäjät löytävät helposti etsimänsä. Verkko-osoite, josta vierailu tehdään antaa usein viitteitä käyttäjän maantieteellisestä sijainnista, vaikkakin tarkka paikantaminen on lähes mahdotonta ja käytämme tätä tietoa vain tunnistaaksemme erilaisia käyttäjäryhmiä – ei yksittäisiä käyttäjiä.
Verkkosivujen osalta tietoja sinusta voi siirtyä myös kolmansille osapuolille. Alla on kerrottu tarkemmin eri sivujen ja osioiden osalta, kenelle ja mitä:
Google Ads: Google Ads kerää samoja tietoja käyttäjästä kuin Google Analytics, jotta saamme tiedon, mitkä mainokset ovat johtaneet ajanvaraukseen. Ads voi käyttää käyttäjästä kerättyjä tietoja myös mainosten personointiin ja uudelleenkohdentamiseen.
Lisää tietoa Google Adsin tietojenkäsittelystä voit lukea täältä: https://business.safety.google/privacy/
Facebookiin siirtyy tieto sivuillamme olosta ja sivustoidemme käytöstä. Facebook käyttää tätä omaan kävijäanalytiikkaansa ja täydentääkseen omia käyttäjäprofiilitietoja meidän sivuiltamme saadun tiedon perusteella. Se voi tarjota sen perusteella esimerkiksi mainontaa tai mielenkiintoisia kohteita omilla sivuillaan. Se auttaa myös meitä kohdentamaan omaa mainontaamme Facebookissa. Facebook ei luovuta meille yksittäisten vierailijoiden tietoja, emmekä me voi erotella kävijöitä esimerkiksi Facebook-tilin perusteella.
Facebook -livelähetyksen yhteydessä selailutietosi ja seuraamasi lähetyksen tiedot siirtyvät myös Facebookille ja ovat yhdistettävissä Facebookin toimesta sinuun.
Facebookin tietosuojalausunnon voit lukea suomeksi osoitteesta: https://www.facebook.com/privacy/explanation
Lisätietoja verkkosivustomainonnasta saat esimerkiksi Your Online Choices -sivuston kautta: http://youronlinechoices.eu/
Voit poistaa selaimesi tallentamat evästeet selaimen asetuksista. Mikäli et halua käyttää evästeitä, et välttämättä voi täysin hyödyntää esimerkiksi verkkokauppaa.
Alla linkkejä evästeiden poistoon eri selaimista.
Internet Explorer:
https://support.microsoft.com/fi-fi/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
Firefox:
https://support.mozilla.org/fi/kb/poista-verkkosivujen-tietokoneellesi-tallentamia
Google Chrome:
https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=fi
Safari:
https://support.apple.com/kb/PH21411?viewlocale=en_US&locale=en_US
3.7 Tietojen käsittely ja säilytys
Kaikki keräämämme henkilötiedot käsitellään luottamuksellisesti ja turvallisesti.
- Terapia- ja hieronta-asiakkaiden tiedot säilytetään Vello-järjestelmässä ja käsin kirjoitetuissa muistiinpanoissa, ja niihin pääsevät vain palvelua tarjoavat terapeutit.
- Muut yhteydenottotiedot (esim. sähköpostit ja lomakkeiden tiedot) säilytetään vain niin kauan kuin yhteydenpito on aktiivista tai kunnes henkilö pyytää tietojensa poistamista.
Tietojen suojaamiseksi käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia keinoja, kuten salattuja yhteyksiä ja rajoitettua pääsyä tietoihin.
4. Asiakkaan oikeudet
Asiakkaalla tai osallistujalla on seuraavat oikeudet henkilötietoihinsa liittyen:
- Oikeus tarkastaa tiedot: Asiakas voi pyytää nähtäväkseen, mitä tietoja meillä on hänestä.
- Oikeus korjata tiedot: Asiakas voi pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
- Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä: Asiakas voi pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.
- Oikeus tietojen poistamiseen: Asiakas voi pyytää tietojensa poistamista, kun se ei ole ristiriidassa lakisääteisten velvoitteiden kanssa.
- Oikeus peruuttaa suostumus: Jos asiakas on antanut suostumuksen tietojensa käsittelyyn, hän voi milloin tahansa peruuttaa sen.
Pyynnöt oikeuksien käyttämiseksi voi lähettää sähköpostitse tai muulla sovitulla tavalla Somaterapioille (yhteystiedot luvussa 5).
5. Kuinka kauan säilytämme tiedot
Keräämiämme henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen palvelun tarjoamiseksi ja lain edellyttämän ajan mukaisesti:
- Terapia-asiakkaiden tiedot: säilytetään terapiasuhteen ajan ja muistiinpanot vain paperilla.
- Hieronta-asiakkaiden ja koulutuksiin osallistuvien tiedot: säilytetään niin kauan kuin palvelun toteuttaminen sitä vaatii.
- Muut yhteydenottotiedot: säilytetään vain niin kauan kuin yhteydenpito on aktiivista tai kunnes henkilö pyytää tietojensa poistamista.
6. Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin
Keräämiämme henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman asiakkaan suostumusta, paitsi seuraavissa tilanteissa:
- Palvelun tarjoamisen kannalta välttämättömät kolmannet osapuolet, kuten Vello-järjestelmä ja maksu- tai laskutuspalvelut
- Lain edellyttämät viranomaispyynnöt
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman asiakkaan erillistä suostumusta.
7. Minkälaisia riskejä tietojen käsittelyyn liittyy ja miten suojaamme tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn liittyy aina riskejä, kuten tiedon joutuminen ulkopuolisen käyttöön tai tekninen häiriö. Somaterapioissa riskejä minimoidaan seuraavasti:
- Käytetään salattuja yhteyksiä ja suojattuja järjestelmiä (esim. Vello)
- Rajoitetaan pääsy tietoihin vain palvelua tarjoaviin henkilöihin
- Säilytetään paperimuistiinpanot turvallisesti ja digitaaliset tiedot salattuina
8. Valvontaviranomaisen yhteystiedot
Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus tietosuojakysymyksissä. Toivomme kuitenkin, että olet yhteydessä myös meihin ongelmien mahdollisimman nopean korjaamisen varmistamiseksi.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
- Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
- Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
- Vaihde: 029 56 66700
- Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Valvontaviranomainen voi antaa lisätietoa oikeuksien toteutumisesta ja tutkia tietojen käsittelyyn liittyviä epäkohtia.